会議の生産性を一気に高めるには

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組織には本当に会議が多いです。

多くの企業で、管理職以上になると、スケジュールの大半が「会議」で埋まっている人も少なくありません。

「革新していくために、何を棄てますか?」という問いをすると、殆どの人が、「会議の時間」と答えます。

会議については、よく言われることだけれども、なかなかできていないことがあるように思います。

それは、

「手段の前に、まず目的を話し合う」

ということです。

特にレベルの高い企業の優秀な人達は、こんなことは数百回聞いた事があると思います。

しかし、それでも、です。

会議でのコミュニケーションは、往々にして「目的」よりも「手段」が先に話し合われてしまう傾向があります。どの山に、なぜ登るかよりも、どの道を通るべきか、ばかりに話しが集中してしまいます。

私自身も、意識しているつもりでも、都度自分で注意をしないと、(あれ、何か手段の話ばかりしているな)ということがあります。

目的が曖昧で、手段の話がメインになってしまうと、こんなデメリットがあります。

① 決定事項が「やらされ」仕事になりやすい。実行者たちはモチベーションが上がっていない状態に。

② メンバーの能力や意欲を向ける「フォーカス点」がぼやけて、時間をかけているわりにはパッとしない結果しか出ない。

③ 当然のことだが、期待しているレベルの結果が出にくい(「目指す結果、成果」に対する意識付けが甘いので)。

単純なことですが、

「なぜ、何の為にこれをやるんだろう」
「誰にとって、なぜ、これをやることがメリットになるんだろう」
「これをやった後に期待する成果、結果って何なんだろう」

という目的の話を先にまずしっかりすべきだと思います。
それによって、会議という時間の生産性が「グン」と上がる現象を、私は何度も見てきました。

全ての「手段」は「目的」によって大部分が定まってくると思うので。

自戒の念もたっぷりこめて。

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