仕事におけるメールのスピードについて考えること

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土曜、日曜、本日と、3日間家族旅行に出かけておりました。

休みと言っても、月曜は当然、仕事関連のメールや電話をいただきます。
時間がかからないものは、なるべく携帯などで返信をするようにしています。

もちろん、本格的に「IT断捨離」的に、完全に返事を遮断させていただくこともありますが、大体の場合は、合間を見つけて返信をさせていただいたりします。(子供が昼寝している時など・・)

なぜ、なるべく速く返信をしようと心がけているのか。

私の場合、進んでいるプロジェクト関連のメールが多いので、自分が速くレスポンスをすれば、それだけ「情報や意思決定の滞り」がなく、優秀なメンバー(知識労働者)の方々の時間を有効に活かせると思うからです。

私が返事をするのに時間がかかっているとすれば、それはメールの出し手の方にあまり配慮が感じられないな、と思ったり、何を目的としてどうアクションすればよいのかが見えなかったりする場合です。(あるいは、物理的に返信できない場合か)

これは、自分にも強く自戒の念をこめてですが、相手が「どうしてほしいんだろう?」と思ってしまうような「言葉足らず」のメールの内容であれば、ここで知識労働の時間はストップしてしまいます。自分も、なるべく重要なメールほど丁寧に書くようにしていますが、それでも相手に判断を迷わせてしまうことがあるかもしれません。そしてそれと同様に、自分がメールを受けても何をすればよいのか全く見えない場合もあるのは事実です。

仕事におけるメールの交換は、サッカーで言えばパスまわしのようなもの。一人よがりのパスを出しても味方は誰も反応できません。しかし、サッカーでは「パスをまわしてボールを動かす」ことが非常に重要。ボールを動かすことで、プレーのリズムが生まれ、チャンスも生まれやすいからです。本来、仕事におけるメールのコミュニケーションもそういうものなのかな、と思います。知識や知恵をスピーディーに交換してこそ、リズムが生まれるのではないでしょうか。

なぜ自分がそのように感じたのか。
その理由は、下記2点を実感することが最近非常に多いからです。

①むちゃくちゃ忙しいのに、メールの返信がすごく早い人がいる
(結論まで長文で書かれていなくても、「了解です!数日ばたばたしているので、少しお待ちください!」とか、簡単なキャッチボール的に返してくれるので、仕事にリズムが生まれる)

② 仕事ができる人ほど、「言葉足らず」が少ない。背景や意図などがしっかりかかれていて(且つ、簡潔に)、メールを受けてもあまり迷う事がない。

もちろん、企業において一日300〜400通もメールを(CCも含めて)受け取る人は大変でしょう。メールを出す方も、配慮が必要かもしれませんね。

ただし、これも誤解を恐れずに言えば、一部の人に重要な意思決定のメールが集中しているような組織は、権限委譲のバランスが崩れているという場合もあります。(その人に確認してもらわなければ動けないこと、人が非常に多い、ということなので)

いずれにせよ、良いプロジェクトでは、メール交換は、まるで「強いサッカーチームのパスまわし」のようにスムーズなもの。書き手と受け手の配慮により、知識労働がどんどん加速していく感じがします。

賛否両論あると思いますが。
たっぷり自戒の念もこめて。

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